O Desafio

A Casali e Laureano Distribuidora é uma empresa que opera em dois pontos de venda, gerenciando compras, estoque e vendas com uma equipe dedicada. A operação é complexa: envolve múltiplas linhas de produtos, transferências de mercadoria entre unidades e a necessidade de manter controle rigoroso sobre caixa e margens.

Porém, por trás dessa operação havia um problema silencioso mas crítico: os dados financeiros estavam espalhados. Planilhas separadas para Laureano e Casale. Informações de contas a pagar em um lugar, recebíveis em outro. O sistema de gestão não conversava bem com as planilhas manuais. Datas de emissão, vencimento e pagamento se misturavam. Ninguém tinha certeza se o número que via era o número real.

"A gente tinha muita dificuldade em fechar o mês com confiança," relata um membro da equipe. "Os dados não batiam entre a planilha e o sistema. A gente não sabia exatamente qual era a situação de caixa."

Essa fragmentação criava mais do que confusão operacional. Criava risco. Risco de pagamentos duplicados. Risco de não ver problemas de liquidez até ser tarde demais. Risco de tomar decisões estratégicas baseadas em números que não eram confiáveis. Para uma distribuidora que depende de fluxo de caixa previsível e margens bem controladas, isso era um obstáculo real ao crescimento.

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: estabelecer uma única fonte de verdade para os dados financeiros. Não seria mais sobre ter várias planilhas. Seria sobre ter um sistema integrado que consolidasse tudo.

O primeiro passo foi mapear os processos. Quem fazia o quê? Onde estavam os gargalos? Quais atividades eram duplicadas? Essa análise revelou que a empresa tinha potencial para ser muito mais eficiente, mas precisava de estrutura.

A equipe começou a implementar mudanças estruturadas:

Consolidação de dados em uma planilha única de fluxo de caixa. Laureano e Casale passaram a alimentar uma única fonte. Isso permitiu visão consolidada do caixa da empresa inteira, não apenas de cada unidade isolada.

Padronização de classificações contábeis. Cada lançamento passou a seguir regras claras. Nomenclaturas foram bloqueadas. Apenas categorias cadastradas podiam ser usadas. Isso eliminou erros de digitação e inconsistências que geravam divergências.

Separação clara de transferências de mercadoria. Quando mercadoria ia de Laureano para Casale, isso agora era registrado como transferência, não como venda ou compra. Isso evitava dupla contabilidade e permitia visão real de lucro por unidade.

Gestão de contas a receber via sistema. Em vez de planilhas manuais, o sistema passou a ser a fonte de verdade para boletos emitidos e pagamentos recebidos. A planilha agora servia apenas para monitorar atrasos e cobranças. Menos retrabalho. Mais precisão.

Renegociação de impostos com foco no regime Simples Nacional. A empresa revisou sua estrutura tributária e conseguiu se enquadrar melhor, reduzindo a carga fiscal significativamente.

Redução de pró-labore. Com melhor visibilidade dos números, a empresa pôde tomar decisões mais conscientes sobre remuneração de sócios, alinhando com a realidade operacional.

"O que mudou foi a disciplina," explica um gestor. "Quando você tem uma fonte única, quando os dados são padronizados, quando as regras são claras, as pessoas começam a confiar nos números. E quando confiam, conseguem tomar decisões melhores."

A implementação não foi instantânea. Houve reuniões de alinhamento. Treinamento da equipe. Ajustes nas planilhas. Mas havia comprometimento total da liderança. Isso fez diferença.

A Transformação

Os resultados começaram a aparecer rapidamente.

Economia tributária de aproximadamente 160 mil reais. Essa foi a primeira vitória mensurável. A renegociação de impostos trouxe alívio real no fluxo de caixa.

Redução de pró-labore em aproximadamente 50%. Isso representou economia mensal de cerca de 23 mil reais. Dinheiro que pôde ser reinvestido na operação.

Controle de compras mais rigoroso. Com a planilha de controle implementada, a empresa conseguiu manter as compras alinhadas com a meta. Em agosto, ficou apenas 4,4% abaixo do limite estabelecido. Antes, não havia limite claro.

Promoções estratégicas gerando resultados. A empresa implementou promoções de sexta-feira para desova de estoque. Uma única promoção gerou aproximadamente 4 mil reais em vendas naquele dia. Pequeno? Talvez. Mas prova de que com dados melhores, as ações comerciais ficam mais efetivas.

Além dos números, houve ganhos que não aparecem em relatório financeiro, mas que são igualmente importantes:

Visibilidade real de caixa. Pela primeira vez, a empresa sabia exatamente qual era sua posição de liquidez. Isso permitiu planejamento melhor e menos surpresas desagradáveis.

Confiança nos dados. Quando a equipe vê que os números batem entre planilha e sistema, quando vê que as regras são aplicadas consistentemente, a confiança aumenta. E com confiança vem melhor tomada de decisão.

Clareza de margem por unidade. Com a separação de Laureano e Casale, a empresa conseguiu ver qual unidade estava performando melhor. Isso abriu porta para decisões estratégicas sobre alocação de recursos e investimento.

Redução de retrabalho. Menos tempo gasto reconciliando dados conflitantes. Menos tempo ajustando planilhas. Mais tempo focado em atividades que agregam valor.

"O que a gente aprendeu é que governança financeira não é luxo. É necessidade," reflete um membro da equipe. "Quando você tem dados confiáveis, quando você tem processos claros, quando você tem uma única fonte de verdade, tudo fica mais fácil. Você dorme melhor à noite sabendo que os números fazem sentido."

A empresa agora está em posição muito melhor para crescer. Tem visibilidade. Tem controle. Tem confiança nos dados. Isso abre porta para decisões maiores: expansão de linhas de produto, abertura de novos pontos de venda, investimento em tecnologia.

O caminho não termina aqui. Há planos para separar ainda mais os centros de custo, para integrar ainda mais o sistema, para automatizar ainda mais processos. Mas o fundamento está sólido. A empresa tem agora o que toda empresa que quer crescer precisa: dados confiáveis, processos claros e visibilidade real do seu negócio.

"A transformação que a gente fez não foi só sobre números," conclui um gestor. "Foi sobre criar uma cultura onde os dados importam. Onde a precisão importa. Onde a disciplina importa. E isso muda tudo."