O Desafio

A QUIRO CONECTA é uma clínica de quiropraxia que oferece tratamentos especializados e acompanhamento contínuo de pacientes. A equipe é dedicada, os profissionais são qualificados, e o compromisso com o cuidado ao paciente é genuíno. Mas havia um problema crescente que ameaçava o potencial de crescimento da clínica.

Os dados estavam espalhados por todos os lados. Planilhas Excel, agenda em papel, CRM desconectado, Conta Azul com números que não batiam. Quando um paciente agendava uma consulta, ninguém tinha certeza se a informação estava atualizada em todos os sistemas. Quando um profissional fechava uma venda, o registro podia estar em três lugares diferentes—ou em nenhum lugar.

"A gente tinha controle fragmentado entre planilha Excel e agenda. Precisava inserir dados duplicados em várias ferramentas. Gastava muito tempo em reconciliação e consolidação," relata um membro da equipe. Essa realidade criava atritos internos, dificultava o acompanhamento de comissões e, pior ainda, prejudicava a experiência do paciente.

A falta de visibilidade financeira era particularmente preocupante. Não havia clareza sobre quem havia pago, quem estava devendo, ou qual era o real desempenho de vendas. As comissões dos profissionais dependiam de consolidações manuais que levavam horas. E quando se tratava de gerar indicações de novos pacientes—um motor essencial de crescimento—não havia um processo estruturado. Tudo era iniciativa isolada, sem padrão claro.

A clínica estava crescendo, mas seus processos não acompanhavam. Era hora de mudar.

A Solução

A decisão foi clara: centralizar tudo. Não em múltiplos sistemas, mas em uma única fonte de verdade. A equipe escolheu implementar o Simples Agenda como sistema central, integrado com um prontuário digital robusto e uma planilha de indicadores que reconciliasse dados entre o CRM e o Conta Azul.

Mas isso não foi apenas uma questão de tecnologia. Foi uma transformação cultural.

Primeiro, a clínica padronizou como registrar tudo. Valores de avaliação, ajustes, formas de pagamento, status de recebimento—tudo agora tinha um lugar definido. "Utilizamos o Simples Agenda como fonte única para registrar atendimentos, valores de avaliação, ajustes, formas de pagamento e status de recebimento," explica a equipe. Isso eliminou a necessidade de passar dados para planilhas Excel manualmente.

Em seguida, implementaram um programa formal de indicações. Pacientes recebiam a "missão"—uma leitura que explicava o valor do tratamento contínuo e os incentivava a indicar amigos e familiares. Havia pontos de fidelidade, benefícios reais, e um sistema de acompanhamento para garantir que ninguém caísse na fenda.

A padronização das classificações de vendas foi crucial. Antes, havia confusão entre "reavaliação" e "início de novos cuidados." Agora, cada categoria tinha uma definição clara e um valor atribuído corretamente. Isso permitiu calcular o ticket médio com precisão e entender de verdade qual era o desempenho de cada profissional.

E havia um compromisso total da liderança. Reuniões regulares para revisar dados, alinhamento entre equipes de vendas, atendimento e marketing, e uma cultura de melhoria contínua. "A gente consegue acompanhar em tempo real as comissões por profissional e o desempenho de vendas," relata um gestor. Isso criou transparência e accountability.

A Transformação

Os resultados foram imediatos e significativos.

As taxas de conversão de novos pacientes subiram dramaticamente. Alguns profissionais passaram de 16,7% para 42% de fechamento. Outros atingiram 75% a 92% em períodos específicos. A meta era 60% a 80%—e a clínica estava superando essas expectativas.

O ticket médio se estabilizou em torno de R$ 2.405, refletindo uma precificação mais clara e uma melhor compreensão do valor oferecido. As despesas com marketing foram otimizadas, e o retorno sobre investimento em campanhas melhorou significativamente.

Mas os números não contam a história toda.

A experiência do paciente mudou. Agora havia um acolhimento consistente na recepção. Os profissionais tinham acesso ao histórico completo do paciente—não apenas dados clínicos, mas também preferências, histórico de pagamento, e evolução do tratamento. Isso permitiu conversas mais profundas e um cuidado mais personalizado.

Internamente, a equipe respirava mais fácil. Não havia mais horas gastas em reconciliação de dados. As comissões eram calculadas automaticamente e com transparência. Os profissionais sabiam exatamente quanto haviam ganho e por quê. "A gente consegue acompanhar quem foi pago, quanto ganhou, quais atendimentos geraram ajustes e recebimentos," diz um membro da equipe.

A clínica também desenvolveu capacidades de relatório que antes eram impossíveis. Agora era possível filtrar por mês, por profissional, por origem de paciente. Isso abriu caminho para decisões estratégicas baseadas em dados reais, não em intuição.

E havia mais espaço para crescimento. Com processos padronizados e dados centralizados, a clínica podia escalar sem perder qualidade. Novas iniciativas—como parcerias com médicos para encaminhamentos e programas de retenção de pacientes—agora tinham uma base sólida para funcionar.

"A gente consegue acompanhar em tempo real as comissões por profissional e o desempenho de vendas, utilizando a agenda para consolidar atendimentos, ajustes e pagamentos," resume a equipe. Essa visibilidade transformou a forma como a clínica operava.

A QUIRO CONECTA não apenas resolveu seus problemas operacionais. Criou uma base sólida para crescimento sustentável, com processos que escalam, dados que são confiáveis, e uma equipe que trabalha com clareza e propósito.