O Desafio

O Grupo Marques é uma empresa consolidada no mercado de vidros e materiais de construção. Com operações em múltiplas unidades e uma base de clientes diversa, a empresa sempre se destacou pela capacidade de entregar soluções de qualidade. Porém, essa expansão trouxe uma complexidade que os sistemas e processos existentes não conseguiam acompanhar.

Os números eram conhecidos, mas a visibilidade era fragmentada. Dados financeiros viviam espalhados entre planilhas Excel, sistemas desconectados e relatórios que demoravam dias para serem consolidados. Cada unidade operava com seus próprios processos, sem um padrão claro. Contas a pagar e receber eram gerenciadas de forma manual. O fluxo de caixa era uma incógnita até o final do mês.

"Tínhamos informações, mas não tínhamos visibilidade real. Os números não batiam entre sistemas diferentes, e a gente perdia tempo tentando entender qual era a verdade," relata um membro da equipe financeira. A falta de um DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) confiável e atualizado tornava impossível tomar decisões estratégicas com segurança.

Além disso, a dependência de pessoas-chave criava riscos operacionais. Se alguém saía de férias ou deixava a empresa, processos críticos ficavam comprometidos. Não havia documentação padronizada. Não havia governança clara sobre aprovações de pagamentos, classificação de custos ou reconciliação bancária.

A empresa crescia, mas seus processos financeiros não acompanhavam. Isso criava um gargalo invisível: a incapacidade de planejar com confiança, de entender margens reais, de prever necessidades de caixa ou de tomar decisões comerciais baseadas em dados sólidos.

A Solução

O Grupo Marques reconheceu que a transformação não seria apenas tecnológica. Seria necessário redesenhar processos, estabelecer governança clara e criar uma cultura de dados confiáveis. A decisão foi implementar uma controladoria integrada, apoiada por um ERP robusto e disciplina operacional rigorosa.

O primeiro passo foi centralizar a função de controladoria. Isso significava designar responsáveis claros, criar procedimentos operacionais padrão (POPs) para cada processo crítico e estabelecer uma cadência de reuniões e entregas. "A controladoria não é um departamento isolado. É o coração que bombeia informação confiável para toda a organização," explica um dos líderes do projeto.

Em paralelo, a empresa começou a migrar dados para um ERP integrado. Não foi uma mudança de uma vez. Começou com contas a pagar, depois contas a receber, depois fluxo de caixa. Cada etapa foi testada, validada e documentada. A equipe foi treinada não apenas em como usar o sistema, mas em por que cada processo importava.

Um elemento crucial foi a padronização. A empresa criou um DRE versão 0 — não perfeito, mas confiável. Criou formulários padrão para requisições de compra. Criou uma cadência fixa de pagamentos (toda sexta-feira, com exceções apenas para casos urgentes). Criou um processo de reconciliação bancária que rodava três vezes por semana.

"Começamos pequeno, com o que era viável. Mas cada pequena vitória criava momentum. As pessoas viam que os números faziam sentido, que os processos funcionavam, e isso mudou a mentalidade," relata um membro da equipe.

A empresa também investiu em pessoas. Contratou profissionais com experiência em contas a receber. Treinou a equipe de RH para usar o sistema de folha de pagamento integrado. Criou um plano de onboarding estruturado para novos colaboradores, reduzindo a dependência de conhecimento individual.

Além disso, estabeleceu uma governança clara de dados. Três critérios simples: precisão, pontualidade e rastreabilidade. Dados deveriam ser gerados em até três dias. Cada número deveria ter uma fonte clara. Cada entrada deveria ser auditável.

A Transformação

Os resultados começaram a aparecer rapidamente. A primeira vitória foi a confiabilidade. Quando o DRE versão 0 foi apresentado à diretoria, os números batiam. Não havia divergências misteriosas entre sistemas. Isso criou confiança.

A segunda vitória foi a velocidade. O que antes levava uma semana para ser consolidado agora levava três dias. Relatórios que exigiam horas de trabalho manual agora eram gerados com alguns cliques. A equipe ganhou tempo para trabalhar em análises mais profundas, não apenas em coleta de dados.

A terceira vitória foi a visibilidade. Com um fluxo de caixa atualizado três vezes por semana, a empresa podia antecipar problemas. Sabia exatamente quanto dinheiro teria disponível em cada semana. Podia planejar pagamentos com segurança. Podia negociar com fornecedores a partir de uma posição de conhecimento, não de incerteza.

A consolidação de contas a pagar e receber em um único sistema eliminou divergências que antes consumiam horas de reconciliação. A implementação de uma cadência fixa de pagamentos (toda sexta-feira) trouxe previsibilidade e reduziu o trabalho administrativo. A padronização de processos permitiu que qualquer membro da equipe pudesse executar tarefas críticas, não apenas as pessoas-chave.

Em termos financeiros, a empresa conquistou uma economia anual estimada ao eliminar custos desnecessários (como certificações que não agregavam valor). Mais importante, conseguiu reduzir a carga tributária projetada através de uma classificação mais precisa de despesas e melhor planejamento fiscal.

Mas o impacto mais profundo foi cultural. "Agora a gente toma decisão com confiança. Sabemos que os números são reais. Sabemos que podemos contar com a informação," diz um executivo. A empresa passou de uma mentalidade reativa (reagindo a surpresas de caixa) para uma mentalidade proativa (antecipando cenários e planejando ações).

A controladoria se tornou um parceiro estratégico, não apenas um departamento administrativo. Quando a equipe comercial precisava entender margens por produto, os dados estavam lá. Quando a diretoria precisava fazer um cenário de investimento, o modelo estava pronto. Quando havia uma decisão de preço a tomar, havia dados sólidos para apoiar.

O ERP integrado criou uma única fonte de verdade. Não havia mais dúvidas sobre qual relatório estava certo. Não havia mais planilhas paralelas criando confusão. Tudo convergia para um único sistema, um único conjunto de números, uma única narrativa.

A empresa também estabeleceu um plano de evolução clara. O DRE versão 0 evoluiria para versão 1.0, depois para versão 2.0, com cada iteração trazendo mais sofisticação e precisão. O fluxo de caixa começou simples, mas agora incorpora previsões baseadas em histórico, sazonalidade e cenários. A controladoria começou com processos básicos, mas agora inclui análises de margens, gestão de custos e planejamento tributário.

"A transformação não terminou. Mas agora temos uma base sólida. Sabemos para onde vamos. E sabemos que temos os dados e os processos para chegar lá," conclui um líder da organização.

O Grupo Marques não apenas resolveu seus problemas operacionais. Criou uma plataforma para crescimento sustentável. Com governança clara, dados confiáveis e processos padronizados, a empresa está pronta para expandir, para tomar decisões estratégicas maiores, para explorar novas oportunidades com confiança.

A jornada de transformação do Grupo Marques é um lembrete poderoso: tecnologia é importante, mas processos e pessoas são essenciais. Quando você coloca os três juntos — com disciplina, clareza e compromisso — a transformação não é apenas possível. É inevitável.