O Desafio

A Mise en Place Vins é uma empresa que vive do vinho. Importa, distribui e conecta clientes a produtos de qualidade. Seu modelo de negócio é robusto: trabalha com três unidades operacionais (importadora, distribuidora em Itajaí e operações em Arapongas e Curitiba), cada uma com sua própria dinâmica de vendas, estoque e fluxo de caixa.

Porém, por trás dessa operação bem-estruturada, havia um problema silencioso e crescente: a empresa não conseguia enxergar com clareza sua própria saúde financeira.

Os números estavam espalhados. Sistemas diferentes em cada localidade. Mudanças frequentes de plataformas (quatro trocas de ERP em um ano). Dados de competência misturados com fluxo de caixa. Custos mal classificados. Amostras e bonificações não registradas. Fluxos entre unidades confusos. Ninguém sabia ao certo qual era a margem real, quanto de caixa havia disponível, ou se a empresa estava realmente lucrativa.

"A forma mais correta de se entender o financeiro da empresa, nessa bagunça toda de vai e volta de sistema, é o extrato," disse um dos líderes da empresa durante uma reunião crítica. Essa frase resumia tudo: a empresa havia perdido confiança em seus próprios dados.

O impacto era direto. Decisões sobre investimento, contratação e expansão ficavam em suspenso. Conversas com sócios e lideranças eram difíceis porque os números não eram confiáveis. Havia dependência de uma única pessoa para gerenciar acessos e dados. Reconciliações levavam dias. E o pior: não havia visibilidade sobre o que realmente estava funcionando e o que precisava mudar.

Crescer nessas condições era arriscado. A empresa precisava de uma base sólida.

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: parar de tentar consertar o sistema e começar a consertar os dados.

A equipe adotou uma abordagem pragmática. Primeiro, usou os extratos bancários como fonte de verdade. Se o banco dizia que havia dinheiro, havia. Se o sistema dizia algo diferente, o sistema estava errado. Essa mudança simples—mas poderosa—restaurou a confiança nos números.

Em seguida, criaram uma estrutura de classificação clara. Cada transação tinha um lugar. Fluxos entre unidades (Itajaí, Arapongas, Curitiba) foram categorizados explicitamente: "Entrada de Itajaí," "Saída para Itajaí," "Aporte," "Empréstimo." Custos foram segregados: armazenagem separada de frete, bonificações de clientes separadas de amostras, marketing separado de despesas operacionais.

"A gente criou dentro de custo de mercadorias vendidas," explicou um membro da equipe ao descrever como reorganizaram a estrutura de custos. Essa precisão importava. Cada linha tinha um propósito. Cada número contava uma história.

A governança de dados foi reforçada. Acessos foram redistribuídos. Papéis foram definidos. Não havia mais um único gargalo. A equipe inteira—Isabel, Patrícia, Cláudio e outros—tinha responsabilidade clara sobre os dados que tocavam.

Relatórios foram redesenhados. Não mais planilhas longas e confusas. Agora havia uma DRE de competência (o que foi vendido e custou no mês) e uma visão de caixa (o que entrou e saiu). Dois ângulos. Uma verdade.

Reuniões foram estruturadas. Toda sexta-feira, às 9 da manhã, a equipe se reunia para revisar sinais. Não era burocracia. Era clareza. Era ação.

A transformação exigiu comprometimento total. Não era opcional. Não era "quando tiver tempo." Era prioridade. E a liderança deixou isso claro desde o primeiro dia.

A Transformação

Os resultados vieram rápido.

Primeiro, a confiança voltou. Os números agora faziam sentido. Quando a empresa dizia que tinha um problema de caixa, era um problema real. Quando dizia que uma unidade era lucrativa, era verdade. As decisões deixaram de ser baseadas em intuição e passaram a ser baseadas em fatos.

A visibilidade melhorou dramaticamente. A empresa conseguia ver, em tempo real, qual era a liquidez de cada unidade. Arapongas mostrava um índice de liquidez de 4,37—saudável. Itajaí tinha desafios (liquidez de 0,03)—agora era possível agir. Curitiba tinha caixa negativo—era hora de conversa com sócios sobre renegociação de dívidas.

Os custos ficaram claros. Bonificações a clientes: 37 mil em um mês. Amostras: quase 14 mil. Frete: representava 7,7% da receita. Armazenagem: linha própria, rastreável. Agora era possível fazer perguntas: "Esse gasto está gerando retorno? Podemos otimizar?"

A margem real emergiu. Quando a empresa começou a usar custo de mercadoria vendida (em vez de apenas compras), a margem em Arapongas caiu de 62 mil para 34 mil. Parecia ruim. Na verdade, era honesto. Era a verdade. E com a verdade, era possível agir.

Fluxos intercompanhia foram normalizados. Empréstimos entre unidades foram liquidados. A empresa chegou a um ponto onde ninguém devia para ninguém—"ficou zero a zero, ninguém deve para ninguém." Isso liberou caixa. Isso simplificou a contabilidade. Isso reduziu risco.

Planejamento ficou possível. Com dados confiáveis, a empresa conseguiu fazer forecast com base em média móvel de seis meses. Conseguiu comparar realizado versus meta. Conseguiu identificar quando estava 68% do forecast e agir antes de virar crise.

Reuniões com sócios e lideranças mudaram de tom. Não eram mais conversas defensivas sobre números confusos. Eram conversas estratégicas sobre oportunidades. "Vamos renegociar essa dívida?" "Vamos investir nesse evento?" "Vamos expandir para o sul?" Agora havia base para decidir.

A equipe ganhou autonomia. Com papéis claros e dados confiáveis, não havia mais dependência de uma única pessoa. Todos sabiam o que fazer. Todos sabiam por quê.

E o crescimento? Ficou possível. Não é rápido. Não é fácil. Mas agora é sustentável. A empresa sabe onde está. Sabe para onde quer ir. E sabe como medir o progresso.

"A gente consegue olhar os números e tomar decisão rápido," disse um dos líderes. Essa é a transformação. Não é sobre ter mais dinheiro. É sobre saber o que você tem. É sobre confiança. É sobre clareza.

A Mise en Place Vins ainda tem desafios. Mas agora enfrenta esses desafios com os olhos abertos. Com dados reais. Com uma equipe alinhada. Com uma base sólida para crescer.

Isso é transformação.