El Desafío

Mise en Place Vins es una empresa que vive del vino. Distribuye productos de calidad a través de múltiples ciudades, conectando productores con clientes que valoran la excelencia. Es un negocio que requiere precisión, confianza y visión clara del mercado.

Sin embargo, detrás de esa operación fluida había un caos financiero silencioso.

La empresa operaba con múltiples sistemas de gestión que cambiaban constantemente. En cuestión de meses, pasaban de un ERP a otro, perdiendo datos en el camino. Los flujos de dinero entre sus diferentes unidades eran un misterio. Nadie sabía con certeza cuánto efectivo había disponible, cuánto debía cada sucursal a la otra, o si realmente estaban ganando dinero.

"La forma más correcta de entender el financiero de la empresa, en esta bagunça toda de va y volta de sistema, es el extrato," explicó uno de los líderes del equipo. Eso dice todo: cuando los sistemas no funcionan, tienes que volver a lo básico—los extractos bancarios—solo para saber dónde estás parado.

Los reportes financieros eran largos, confusos y llegaban tarde. Las decisiones estratégicas se tomaban sin datos confiables. Los costos estaban dispersos en categorías vagas. No había claridad sobre qué unidad era rentable y cuál estaba perdiendo dinero. El equipo pasaba horas reconciliando números que no cuadraban, en lugar de enfocarse en hacer crecer el negocio.

Peor aún, la dependencia de una sola persona para acceder y modificar datos creaba un cuello de botella peligroso. Si esa persona no estaba disponible, todo se detenía.

La Solución

El equipo de Mise en Place Vins tomó una decisión valiente: no iban a parchar el problema. Iban a reconstruir su infraestructura financiera desde cero.

Comenzaron con lo fundamental: usar los extractos bancarios como la fuente de verdad. Cada transacción, cada entrada, cada salida se validaba contra el banco. No había interpretaciones. No había suposiciones. Solo hechos.

Luego, crearon un sistema claro de clasificación. Cada flujo de dinero entre unidades tenía un nombre específico: "Entrada de Itajaí," "Salida para Curitiba," "Aporte de Arapongas." Los préstamos entre empresas se registraban explícitamente. Los costos de marketing, muestras y bonificaciones se separaban de los gastos operacionales. De repente, podías ver exactamente dónde iba cada peso.

"La gobernanza de datos es crítica," dijo el equipo. Y lo demostraron. Redistribuyeron los accesos al sistema. Definieron roles claros. Cada persona tenía responsabilidades específicas. Nadie podía hacer cambios sin que otros lo vieran. La transparencia se convirtió en la norma.

Implementaron un monitoreo presupuestario mensual riguroso. Cada mes, comparaban lo que había sucedido con lo que habían planeado. Abril superó la meta de ventas. Mayo estuvo cerca. No había sorpresas. Había control.

El equipo también adoptó un enfoque dual: reportes en base de caja y reportes en base de competencia. Así podían ver tanto la liquidez inmediata como la rentabilidad real. Dos perspectivas, una verdad.

Pero lo más importante fue el compromiso cultural. El liderazgo se involucró completamente. Las reuniones se estructuraron. Los datos se compartieron abiertamente. El equipo entendió que esto no era un proyecto de TI—era una transformación de cómo la empresa pensaba sobre sí misma.

La Transformación

Los resultados fueron inmediatos y profundos.

Primero, la confiabilidad. Los números ahora eran creíbles. Cuando el equipo presentaba un reporte, nadie cuestionaba si era correcto. Eso cambió todo. Las decisiones se tomaban más rápido. El liderazgo podía confiar en lo que veía.

Segundo, la visibilidad. De repente, el equipo podía ver exactamente qué unidad estaba ganando dinero y cuál no. Arapongas mostraba un margen de contribución claro. Itajaí tenía desafíos de liquidez que requerían atención inmediata. Curitiba necesitaba ajustes operacionales. Cada unidad tenía un diagnóstico preciso. Eso permitía acciones específicas, no genéricas.

Tercero, el flujo de caja entre unidades se normalizó. Los préstamos intercompañía se liquidaron. Las balanzas llegaron a cero. No había deuda flotante. No había confusión. El dinero fluía de manera clara y predecible.

Cuarto, la gobernanza mejoró dramáticamente. Con accesos distribuidos y roles claros, el equipo podía trabajar en paralelo sin crear cuellos de botella. Isabel podía actualizar datos. Patrícia podía revisar. Claudemar podía tomar decisiones. Todos sabían exactamente qué hacer y cuándo hacerlo.

El monitoreo presupuestario mostró que el equipo podía ejecutar planes con precisión. Cuando las metas se establecían, se cumplían. Eso generó confianza interna y externa.

Pero quizás el cambio más importante fue cultural. El equipo pasó de sentirse abrumado por la complejidad a sentirse empoderado por la claridad. Las reuniones que antes duraban horas ahora eran eficientes. Las decisiones que antes eran especulativas ahora eran basadas en datos.

"Ahora podemos ver los números rápidamente y actuar," dijo el equipo. Eso es lo que significa transformación real.

Mise en Place Vins no solo arregló sus finanzas. Creó una base sólida para crecer. Con datos confiables, gobernanza clara y visibilidad total, la empresa puede expandirse con confianza. Puede tomar riesgos calculados. Puede invertir en nuevas unidades sabiendo exactamente cuál es su posición financiera.

El futuro de Mise en Place Vins es más claro que nunca. Y eso es lo que sucede cuando decides enfrentar la complejidad de frente.