O Desafio

A Santu Padaria é uma padaria artesanal que se destaca pela qualidade de seus produtos e pela experiência que oferece aos clientes. Com uma operação que cresceu significativamente, a empresa expandiu para duas unidades e conquistou reconhecimento no mercado de fermentação natural.

Porém, esse crescimento trouxe uma complexidade que o sistema financeiro da empresa não conseguia acompanhar. As informações financeiras estavam espalhadas em diferentes planilhas e sistemas. Não havia uma visão consolidada entre as duas unidades. Classificações de despesas eram ambíguas. Retiradas de sócios, pró-labore e retorno de investimento se misturavam nos registros, tornando impossível entender o verdadeiro retorno dos investimentos realizados.

"A gente tinha dados em vários lugares. Não conseguíamos ver a situação real da empresa de forma rápida e confiável," relata um dos sócios. Essa fragmentação criava gargalos. Decisões estratégicas ficavam mais lentas. O planejamento de expansão era feito sem bases sólidas. E o risco de erros operacionais aumentava a cada mês.

O maior problema era a falta de visibilidade. Sem um painel consolidado de custos, sem fichas técnicas atualizadas automaticamente, sem uma DRE estruturada que refletisse a realidade operacional, a empresa operava no escuro. Isso limitava o crescimento e criava incerteza para negociações com investidores e credores.

A Solução

A transformação começou com uma decisão clara: estruturar a gestão financeira de forma integrada. O primeiro passo foi consolidar todos os dados em uma única DRE estruturada, com classificação por tipo de item, unidade executora e integração de investimentos. Isso permitiu uma visão dual: caixa e competência, essencial para entender o fluxo real de dinheiro e o desempenho operacional.

Em paralelo, foi criada uma planilha de investimentos online, compartilhada entre as unidades. Cada investimento passou a ter data de emissão, data de baixa e unidade responsável. Isso trouxe transparência total sobre onde o dinheiro estava sendo aplicado.

A segunda frente foi a padronização de classificações. Retiradas de sócios, pró-labore e retorno de investimento ganharam categorias próprias e bem definidas. "Quando conseguimos separar essas coisas, ficou claro quanto cada sócio estava recebendo e qual era o retorno real do negócio," comenta um dos gestores. Essa clareza foi fundamental para negociações futuras e para decisões de reinvestimento.

Depois veio a otimização de custos. Um painel de CMV (Custo das Mercadorias Vendidas) foi integrado ao dashboard, mostrando insumos, frete e itens de revenda. Mais importante: foi criado um master de ingredientes centralizado. Quando o preço de um insumo mudava, a atualização se propagava automaticamente para todas as fichas técnicas. Isso eliminou erros manuais e acelerou a precificação.

A precificação também ganhou inteligência. Fichas técnicas foram estruturadas com cálculo automático de margens por canal: loja física, iFood, atacado. Simuladores de preço permitiam testar cenários antes de implementar mudanças. "Agora a gente consegue responder rápido a variações de custo e manter as margens saudáveis," relata um dos sócios.

Tudo isso foi possível porque houve comprometimento total da liderança. Desde o primeiro dia, os sócios entenderam que essa transformação era essencial para o crescimento. Participaram ativamente das reuniões, validaram dados e tomaram decisões rápidas. Isso criou uma cultura de dados na empresa.

A Transformação

Os resultados vieram rápido. O faturamento cresceu aproximadamente 66% de um ano para o outro. A margem de contribuição se manteve saudável, em torno de 65%. O saldo de caixa aumentou de forma consistente, passando de cerca de R$ 157 mil para R$ 189 mil a R$ 190 mil em poucos meses.

Mas os números não contam a história toda. A verdadeira transformação foi na capacidade de tomar decisões. Com a DRE estruturada e o dashboard consolidado, os sócios agora conseguem ver em tempo real como está a saúde financeira da empresa. Conseguem comparar desempenho entre unidades. Conseguem identificar oportunidades de redução de custos com precisão.

A visibilidade também abriu portas para negociações com credores e investidores. Com dados estruturados, projeções confiáveis e uma valuation clara baseada em EBITDA, a empresa ganhou credibilidade. Discussões sobre financiamento, parcerias e expansão passaram a ser baseadas em fatos, não em percepções.

Além disso, a empresa se preparou para crescimento sustentável. Com um modelo replicável definido, com custos de expansão mapeados e com uma estrutura financeira que permite acompanhar múltiplas unidades, a Santu está pronta para escalar. O plano de abrir novas unidades deixou de ser um sonho vago e virou um projeto com números, prazos e responsabilidades claras.

A redução de erros operacionais também foi significativa. Com o controle de horas estruturado e a folha de pagamento mais precisa, desapareceram os problemas de horas extras indevidas. Com a precificação automática, diminuíram os erros de margem. Com a visão consolidada, ficou mais fácil detectar inconsistências entre as unidades.

"Hoje a gente dorme mais tranquilo. Sabemos exatamente onde estamos, para onde vamos e o que precisa ser feito," resume um dos sócios. Essa tranquilidade é o resultado de uma transformação que começou com dados dispersos e terminou com uma visão integrada, clara e confiável do negócio.

A Santu Padaria não apenas resolveu seus problemas de gestão. Criou uma base sólida para crescimento exponencial. Com dados estruturados, processos padronizados e uma cultura de decisão baseada em fatos, a empresa está pronta para o próximo capítulo: expansão estratégica, novas unidades e consolidação como marca de referência no mercado de panificação artesanal.