El Desafío

Santu Padoca es una panadería artesanal que ha ganado reputación por sus productos de fermentación natural y su compromiso con la calidad. Con una operación en crecimiento y planes de expansión, la empresa parecía estar en el camino correcto. Sin embargo, detrás de esa apariencia de éxito se escondía un problema crítico: la información financiera estaba completamente dispersa.

Los datos vivían en múltiples planillas, sistemas desconectados y registros manuales. No había una visión consolidada del flujo de caja, la DRE o el balance. Las clasificaciones de gastos eran inconsistentes. Las retiradas de socios, el pro-labore y el retorno de inversión se mezclaban sin claridad. Era imposible saber realmente cuál era la rentabilidad real del negocio o cómo estaba el efectivo en cualquier momento.

"Teníamos información en todos lados, pero no teníamos visibilidad real de dónde estábamos parados," comenta uno de los socios. "Tomar decisiones era como navegar a ciegas. No sabíamos si podíamos invertir, cuánto podíamos retirar, o si realmente estábamos ganando dinero."

Este problema se hacía más urgente conforme la empresa crecía. Con planes de abrir nuevas unidades y la necesidad de comunicar claramente con inversores y acreedores, la falta de información financiera estructurada se convirtió en un obstáculo real para el crecimiento.

La Solución

El equipo de Santu Padoca decidió que necesitaba un cambio fundamental en cómo gestionaba sus finanzas. No se trataba solo de tener mejores números, sino de crear una base sólida para tomar decisiones estratégicas.

El primer paso fue consolidar toda la información financiera en una estructura única. Se creó una nueva DRE integrada que clasificaba cada gasto por tipo de item, unidad ejecutora e inversión. Se desarrolló una planilla de inversiones que permitía ver exactamente dónde estaba cada peso invertido. Y se implementó una visión dual que mostraba tanto el flujo de caja como la contabilidad por competencia.

"Necesitábamos ver todo en un solo lugar," explica el equipo. "Una DRE clara, un dashboard que nos mostrara el estado real del negocio, y una forma de entender qué era inversión, qué era gasto operativo, y qué era retorno para los socios."

Pero la consolidación de datos fue solo el comienzo. El equipo también implementó un sistema de fichas técnicas centralizadas que permitía actualizar automáticamente los costos de ingredientes en todas las recetas. Esto transformó la forma en que la empresa manejaba la precificación. Ahora, cuando el precio de un insumo cambiaba, se reflejaba inmediatamente en todas las fichas técnicas y en los márgenes de cada producto.

Se creó también un painel de control de CMV (Costo de Mercaderías Vendidas) que mostraba los principales drivers de costo, clasificados por proveedor. Esto permitió identificar exactamente dónde estaba el dinero y dónde había oportunidades de negociación.

Además, se estableció una clasificación clara y consistente entre pro-labore, retiradas de socios y retorno de inversión. Esto no solo mejoró la transparencia, sino que permitió medir realmente el ROI de los inversores y planificar futuras distribuciones de ganancias.

"El cambio fue más que tecnológico," dice el equipo. "Fue un cambio en cómo pensamos sobre nuestras finanzas. Ahora tenemos claridad. Tenemos datos. Y eso nos da confianza para crecer."

La Transformación

Los resultados fueron inmediatos y significativos. Con la nueva estructura financiera en lugar, Santu Padoca logró una visibilidad sin precedentes sobre su negocio.

El margen de contribución se estabilizó en torno al 63-65%, lo que permitió al equipo entender exactamente cuánto dinero quedaba después de los costos variables para cubrir gastos fijos e inversiones. El flujo de caixa mejoró notablemente, con un saldo que creció de manera consistente. La empresa pasó de tener información dispersa a tener un dashboard integrado que mostraba en tiempo real el estado de cada unidad.

Pero el impacto más importante fue estratégico. Con datos claros y confiables, Santu Padoca pudo hacer algo que antes era imposible: planificar su expansión con bases sólidas.

El equipo desarrolló un modelo de negocio replicable para nuevas unidades. Creó escenarios de valuación basados en EBITDA que permitieron negociar con potenciales inversores desde una posición de fortaleza. Implementó un sistema de seguimiento de inversiones que permitía ver exactamente el retorno de cada peso invertido en reforma o equipamiento.

"Ahora podemos hablar con inversores con números reales," comenta el equipo. "No es especulación. Es data. Y eso cambia completamente la conversación."

La empresa también mejoró su capacidad de tomar decisiones operativas. Con fichas técnicas actualizadas automáticamente y un painel de CMV claro, el equipo puede ajustar precios rápidamente en respuesta a cambios de costos. Puede identificar qué productos son más rentables. Puede negociar mejor con proveedores porque sabe exactamente cuánto está gastando en cada categoría.

Además, la estructura de datos consolidada permitió a Santu Padoca prepararse para el crecimiento sin perder control. Cuando abrió nuevas unidades, tenía un sistema listo para consolidar información de múltiples locales. Cuando necesitó comunicar con bancos o inversores, tenía reportes claros y confiables.

"La transformación no fue solo sobre números," reflexiona el equipo. "Fue sobre pasar de operar en la oscuridad a tener claridad total. Eso nos permitió crecer sin miedo. Eso nos permitió tomar decisiones basadas en datos, no en intuición. Y eso es lo que diferencia a una empresa que crece de forma sostenible de una que simplemente crece."

Hoy, Santu Padoca continúa expandiendo su operación con una base financiera sólida. Cada decisión de inversión está respaldada por datos. Cada negociación con proveedores o inversores se hace desde una posición de fortaleza. Y cada nuevo desafío se enfrenta con la confianza que da tener claridad financiera total.

La panadería artesanal que comenzó con una visión de calidad ahora tiene también una visión de excelencia operativa. Y eso es lo que la posiciona para crecer no solo en tamaño, sino en impacto.